経費精算書作成ツールでできること
立て替えた経費・交通費を会社に精算する経費精算書を、無料・登録不要で作成してPDFで保存できるWebツールです。日付・科目・内容・金額を入れるだけで、合計・科目別の合計・仮払金との差し引きまで自動で計算します。
- 日付・科目・内容・支払先・金額を入れるだけで、合計と科目別の合計を自動で計算
- 支払方法は科目に合わせて選べる(交通費なら交通系IC・切符・クレジットカード・タッチ決済など)。支払先も科目ごとに候補を表示
- 交通費は「往復」を押すと片道の運賃×2で計算。全部が交通費ならタイトルは自動で「交通費精算書」
- 仮払金を入れると差し引きを計算し、「受け取る金額(支給額)」か「会社に返す金額(返金額)」を表示
- 対象期間(「2026年10月分」など)を明細の日付から自動で記入。承認欄(はんこを押す欄)の数を選べる
- 行の複製、内容・支払先の入力候補、過去の精算書の読み込みで、毎月の交通費精算が早い
- スマホでもPDFを直接ダウンロード。入力内容はブラウザ内だけに保存(サーバーに送信しない)
最終更新日： ／ 運営：しごと計算ラボ
経費精算書とは？
仕事のために自分のお金で立て替えて払った分を、会社に返してもらうための書類です。電車代や備品の代金などを明細に書き、領収書と一緒に提出します。
- 立て替えて払う仕事で使うものを、自分のお金で買う
- 領収書をもらう日付・金額・お店が分かるもの
- 精算書を出す明細を書いて、領収書と一緒に提出
- 承認・支払い上司・経理が確認して、立て替えた分が戻る
例：出張の前に仮払金を4万円受け取り、3万7,000円使った場合
使った金額の方が多い時は、足りない分を会社から受け取ります。仮払金がなければ、合計がそのまま受け取る金額です。
こんな人・こんな時に
使い方
- 明細を入れる使った日・科目・金額・内容
- 仮払金を入れる先に受け取ったお金がある時だけ
- あなたの情報氏名・所属は次回から自動で入ります
- PDFで保存領収書と一緒に会社に提出
経費精算書に書くこと
- 提出日と申請する人(所属・氏名)、対象期間(「10月分」など)
- 明細：日付・科目・内容(用途や行き先)・支払先・金額・領収書の有無
- 合計と、仮払金があれば差し引きの金額(支給額・返金額)
- 承認欄：上司や経理が確認したしるし(会社による)
計算方法
- 合計 ＝ 明細の金額の合計(交通費の往復は 片道 × 2)
- 仮払金がある場合：合計 − 仮払金。プラスなら受け取る金額(支給額)、マイナスなら会社に返す金額(返金額)
- 返品などでマイナスの金額も入れられます(例：-500)
科目の早見表
| 科目 | よくある例 |
|---|---|
| 旅費交通費 | 電車・バス・タクシー代、出張の新幹線・飛行機・宿泊費、駐車場代 |
| 消耗品費 | 文房具・コピー用紙・プリンターのインク、パソコンの周辺機器 |
| 会議費 | 打ち合わせの飲み物・お弁当、会議室の利用料 |
| 接待交際費 | 取引先との飲食、手土産、お祝い・お見舞い |
| 通信費 | 切手・はがき・レターパック、出張先でのWi-Fi |
| 新聞図書費 | 仕事で使う本・雑誌・新聞、有料のニュースサイト |
| 福利厚生費 | 社員みんなで使う飲み物・お菓子、社内行事の費用 |
| 支払手数料 | 振込手数料、各種証明書の発行手数料 |
| 雑費 | どの科目にも当てはまらない、少額でたまにしかない支出 |
科目の分け方は会社によって違います。社内のルールがあればそちらに合わせてください。迷う場合は空欄のままでも作れます。
よくある質問
経費精算書とは？
社員が仕事のために立て替えて払ったお金を、会社に請求して返してもらうための書類です。いつ・何に・いくら使ったかを明細に書き、領収書と一緒に提出して、上司や経理の承認を受けてから支払われます。
交通費精算書との違いは？
交通費精算書は、電車・バス・タクシーなどの交通費だけをまとめた経費精算書です。このツールは、明細がすべて「旅費交通費」なら、タイトルを自動で「交通費精算書」にします(タイトルは手動でも変えられます)。
往復の交通費はどう書く？
片道の運賃を入れて「往復」ボタンを押します。金額は片道×2で計算され、書類には「往復 178円×2」のように内訳も入ります。
仮払金があった場合はどう計算する？
使った経費の合計から仮払金を差し引きます。合計の方が多ければ差額を受け取り(支給額)、少なければ差額を会社に返します(返金額)。仮払金は「仮払金・精算方法」に入れてください。
領収書がない経費は精算できる？
電車やバスの運賃のように領収書が出ないものは、日付・区間・金額を明細に書けば精算できる会社が多いです。それ以外で領収書をなくした場合の扱いは会社によって違うので、社内の経費精算のルールを確認してください。
勘定科目が分からない時は？
このページの「科目の早見表」で、よくある例から選んでください。分け方は会社によって違うため、迷う場合は空欄のままでも作れます(経理の担当者が決めることも多いです)。
インボイス制度で気をつけることは？
会社が消費税の仕入税額控除を受けるには、原則としてインボイス(適格請求書)の保存が必要なので、領収書は捨てずに提出してください。ただし、税込3万円未満の電車・バスなど公共交通機関の運賃は、インボイスの保存がなくても帳簿の記載だけでよい特例があります(国税庁「インボイス制度に関するQ&A」)。
領収書はどうやって提出する？
印刷した精算書の裏や別紙に貼って、一緒に提出するのが一般的です。PDFで提出する会社では、領収書を撮影した画像を添付することもあります。提出のしかたは会社のルールに合わせてください。
経費精算に期限はある？
法律で決まった期限はなく、会社の経費精算のルール(「月末締め・翌月5日までに提出」など)によります。まとめて出すと領収書をなくしやすいので、月ごとに出すのがおすすめです。
経費精算書に印鑑は必要？
会社のルールによります。承認欄にはんこを押す会社もあれば、PDFをメールやワークフローで提出するだけの会社もあります。このツールは承認欄を3つ・2つ・なしから選べます。
入力した内容はどこに保存される？
お使いのブラウザの中だけに保存され、サーバーには送信されません。共用のパソコンでは「この端末に入力内容を保存する」をオフにしてください。